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只为认真做自己

节约时间小贴士(工作、电脑、家庭)

了解了时间管理的基本理论和原则,未必会在现实中彻底执行。佳人非常重视执行的重要性,执行力既包括可操作,也包含了行动者的意志力。希望下面这些建议能帮助你节约更多宝贵的时间。至于节约时间的重要性,我想就不必多言了吧,最好请沉默几秒钟听一下时间的脚步声。

节约时间的方法


工作节约时间小贴士

大部分人都将大部分时间用于工作,所以我们就从工作开始谈。如果你有一个很长的“要做事项”的清单—或者更糟的,你根本没有“要做事项”清单—下面是你可以做的:

1.少做。长期读者都知道,这是我最喜欢的效率贴士—简化日程安排:做更少的事,但更集中于重要的事情。这会大大提高你工作时间的效率,减少所需的工作时间。对于那些你没有做的任务怎么办呢?请看下面更多关于它们的建议。

2.委派。如果一项任务需要完成,但不是你最重要的任务之一,而且可以由其他人来完成,就把它委派出去。如果你找到其他同样可以完成任务,甚至比你做的更好的人,并把这样的任务委派出去,你有时甚至可以剪除一半你的“要做事项”清单里的任务。

3. 工作时间设限(或者调整工作时间)。如果你每天工作超过8个小时,就为自己设定一个8小时的工作时限。这会使你强迫自己在这个时限内集中于做必须要完成的任务。如果你每天的工作时间就是8小时,试试把工作时间限制在6个小时。你会发现,你必须要优先排序,更有效率地工作,并且尽量少浪费时间,只有这样你才能在这个6小时的时限内完成工作。我自己则是在大部分日子里只给自己安排4到5个小时的工作时间。如果你不能减少工作时间怎么办呢(也许你被要求每天必须工作一定的时间)?那么,看看你是否能把你的工作时间稍微提前或滞后于大众的工作时间。这样,你就可以不在交通繁忙时刻乘车,这将会减少你用于交通时间;或者你就可以在几乎没人的办公室里工作了,并且你绝对可以做更多的工作。

4. 最重要的事最先完成。选出2,3件你需要或者想要在今天完成的事项,首先完成这些事情。在其他的日子里你也许想要把这些重要的事情往后推(也许你根本就不会完成它们),但是如果你先做完这些事情,那么今天剩下的时间你就会非常得从容自如。事实上,在你完成了最重要的事情后,你这一天的工作就算是圆满了。如果你有这种自由,你甚至可以说你的一天已经完了,因为剩下的工作可以留到明天再做。

5. 要求你的老板为你再优先排序。如果你无法控制你的日程安排或者“要做事项”,和你的老板谈谈。告诉老板你想要让你的工作时间更有效率,但是你今天只有时间作x件事…因此,要他帮你把这些要做的事情挑选一下。告诉他如果你尝试把所有的事情都在今天完成,你会变得没有效率,而且也许没办法做完那么多事情或者无法更好地完成工作。事实上这个优先排序本来是要你自己来做的(参照第一个建议)如果你有这个自由的话。

6. 批量处理。不要让你的工作日不时被那些缠在一起的小任务所打断。把相同的任务归为一组,并且一次将他们解决。例如,不要一整天都去回复邮件,将他们打包,并且每天花一次时间(或两次)来处理所有的邮件。一次完成所有的文书工作。批量处理所有的电话。一次做完所有的跑腿事情。这种对工作的分组可以节省很多时间,让你可以更好地把精力集中于处理重要的事情。

7. 专心于一件事情,并把它做完。不要在同一时间处理好几个事情,留出一整块时间来只做一件事情,直到完成。对我来说,这通常意味着留出半天或一天的时间(我会尝试把我的项目分成可管理的几块)来完成一个任务,并且如果可能的话尽量做完它。通常这也表示需要事前准备好所有必须的资源和信息,这样你才不必再次搜寻它们,或者当你准备好要真正工作时还要在这些事情上等待。这也同样表示需要明确我的日程安排,这样我可以把其他工作事先就做好,而不再为这段时间安排其他的什么事情了。之后,你需要做的就是专心的只做这一件事情,并努力把它做完。这通常就是做事最有效率的方法。

8. 避免会议。并不是所有的会议都是在浪费时间,但是确实有许多会议是这样子的。如果你花费大量的时间参加会议,但是更愿意用这些时间来做实际的工作,而不是来听其他人谈论一些他们原本可以给你发一封邮件就能搞定的事情时,试试看能不能避免这样的会议。这样你可以做更多的事情。更多

9. 避免工作中的长时间交谈。我们通常都会有和同事之间长时间的没有任何生产力的谈话—这样的闲谈通常是无关紧要或者与工作无关的。有时可能是长时间的电话粥。尽管我喜欢和坐在我旁边的那个同事交谈,就像我喜欢和其他人交谈一样—这对保持良好的同事关系和朋友关系很重要——但是事实上你可以把这个时间用在做其他事情上。我个人更愿意完成工作,然后回家和家人在一起。所以我尽量把精力集中在工作上,尽量不做过多的闲谈,尽管我需要不时的做出例外。

10. 学会说不。如果你想要你的日程表更简,这一点相当关键。我们每天都会接到许多的请求,并且所有这些请求都需要占用我们的时间。如果我们对这些请求总是同意,我们就放弃了我们的时间,并选择为而要其他人作一些事情。但是如果这些请求并不符合我们的优先排序,那么我们通常就会心有余而力不足了。所以学会说不。通常这回让你觉得不舒服,因为我们害怕这意味着我们让其他人失望了。但是还是要学会告诉人们你现在没有时间来做他们要求的事情,并且通常他们会理解的。

用电脑节约时间的贴士

1.如果可能,断开链接。这是我最喜欢的电脑贴士。当我确实想要集中于某项任务,确实想要完成一项任务是,我会从网络上断开连接。有时这意味着只是关闭我的浏览器,有时这意味着我还要断开我的无线网络,还有的时候我会拔掉电缆。不管你采用何种方式,断开网络连接是使事情做完的一个很好的方法。当然,你最终会想要重新连接网络,但是当你断开连接时你可以获得整块的时间来处理事务。这段时间是相当有效率的。

2. 使用Quicksilver和AutoHotkey软件。使用Mac的用户可以使用Quicksilver,PC用户则可以使用AutoHotkey。我自己是两个都用,并且发现它们是使事情有效完成的不可缺少的工具。例如,我们经常需要访问一些文档,程序,文件夹,和网站—可以为这些设置一个一键访问的热键。你可能需要花一点点时间来学习如何进行设置(你可以使用Google来搜索相关指南),而且设置一个热键可能需要几分钟的时间。但是,一旦设置好了,你就可以利用他们在瞬间处理事务了。而且你不单单可以使用这些热键本身,你还可以把它们组合起来使用,比如,用来发送邮件的热键,或者调整图像大小的热键,或者做其他事情的热键—我自己设置了有一打左右经常使用的热键。如果把每个月中它们为我节省的时间加总的话,可以说它们帮助我节省了很多的时间。

3. 邮件的键盘快捷方式。同样的,你的邮件程序基本上都会有键盘快捷键。如果你还没有使用过这些快捷键的话,你应该学会使用它们。使用快捷方式来打开,发送,归档,搜索和操作邮件,你可以快速处理一堆的邮件。而且如果你为经常使用的文本或者签名附件也添加快捷方式(通过使用Quickersilver或者 AutoHotkey软件),你可以快速答复邮件,甚至比我消灭掉一堆奥利奥奶油夹心饼干还要快。

4. 邮件过滤器。让你的邮件程序帮你完成工作。我使用Gmail的邮件过滤器,但是像Outlook或者Mail.app这样的程序,或者其他一些你可能有的程序,也都有同样的过滤功能。学习使用它们来对你最常用的邮箱进行过滤设置。你也许注意到在某一段时间内你会持续收到许多某一特定类型的邮件。例如,我通常会收到一些和我的工作相关的统计报告和财务报告。但我会对它们设置标签并且使用过滤器归档,这样他们就不可能进入到我的收件箱了。之后如果需要的话我就可以在标签(或文件夹)里来阅读这些报告,浏览收件箱时却不需要阅读这些报告了。同时我也使用过滤器来自动删除那些链接邮件和笑话邮件(我知道这样的做法很无情,但是我很烦这些邮件),并且对来自Facebook,Twitter,Paypal和其他服务的通知进行归档。

5. 限制使用IM,Twitter,论坛和其它社交途径的时间。你可以花一整天时间和其他人聊天,或者使用Twitter,登陆网上论坛或其他社会媒介。尽管这些工具都有好的用处,但它们却可能花掉你太多的时间如果你不对它们进行限制。为你自己设限—比方说每天在你的日程表上安排一个小时的时间来处理这些社会性事务。这样,你会有更多的时间来做其他更重要的任务。

6. 不要为存档担心。关于这一点我以前写过一些文章,但是我现在不再那么相信存档了。现在我所做的每一件事都是数字化的,不管是在网络上还是在我自己电脑的硬盘驱动上。我从Gmail学习到,你可以把一些东西先存档,并且之后可以毫不费力的搜索到它(过去两年我一直都是这样做的,并且搜索这些东西时不存在任何困难)。所以现在我对所有事情都这样做,包括我硬盘驱动上的文档,在Google Docs和Spreadsheets里的文件,和其他类型的网络文档。现在我的存档时间几乎减到接近于零—而我过去总是每一天都花费大量的时间存档。

家庭节约时间小贴士

1.保持事情有序。我喜欢有序的家庭和工作环境,不仅因为它们有更好的审美感觉,也因为:1)这帮助你专注于你正在做的事情而不被可视的杂乱分散注意力;2)更让人宁静和放松;3)节省时间。怎样节省时间呢?有序的家庭环境和工作环境中可以更容易找到需要的东西,更容易清理和操作它们,并且减少了因为重新布置,归类,查找和清除大量杂物所浪费的时间。更多

2. 让东西保持原位。同样的,让每一件东西都有自己的位置也可以节省时间。你家里也许很整洁,但是你也许也可能不知道每一样东西应该放在哪。让东西有属于自己的位置,当你不使用它们的时候把他们放回原位。让这成为你生活的一个重要的习惯—用完某物后防回原处。这可能会花费几秒钟的时间来这样做,但却节省了事后清理,寻找的时间(想想看你有多少次丢失东西并花费长时间努力搜寻的经历?),并且让事物更整洁有序。

3. 教孩子自己整理。如果你是一个家长,你就会知道,当你有还没长大满地乱爬的小孩在一整天的每一分钟里把一切弄得乱糟糟的时候,要保持一个整洁的家庭并不容易。让你的孩子在很小的时候就养成玩耍之后整理他们身后的东西的习惯。比方说,他们拿出一桶积木,并且弄得满地都是——这没关系,但是当玩耍之后,帮助他们把所有的东西捡起来,放进桶里,再把桶放到它原来的位置。我小一点的几个孩子在做这些清理工作的时候喜欢唱一首“整理,整理,每个人,每个地方”的歌。让这变成一个好玩的游戏!我有6个孩子,这让我们节省了大量原本需要花在在孩子身后整理东西的时间。

4. 在前夜做好预备功课。不管你是单身还是有一个有很多小孩的家庭,每天早上对你来说可能都是一个相当匆忙的过程。相反,你可以在前夜将一切都准备好,并让这变成你每晚都要做的日常工作,那你就可以更好得开始新的一天了。从技术上来说,这也许不会直接节省你的时间,但可以让你在早上把更多的时间集中于做重要的事,而不会为了完成你的每日工作表而一路匆忙。

5.不要看太多的电视。我个人曾经浪费过整天的时间在看电视上,所以我知道电视是一个多么大的时间“空洞”。相反,限制你看电视的时间——也许是每天一小时看电视的时间——把你原本打算看电视的时间用来做更重要的事情——和你爱的人在一起,做锻炼,或者写你梦想着的小说。

6. 计划每周的菜单。如果你计划出你一周中每一天要吃些什么东西(即使是午餐),你就可以节省大量的时间。首先,你可以去食品杂货店一次购齐所有你需要的东西 ——事实上,如果你打算下周仍然重复你这一周的菜单,你可以一次做两周的购物。第二,你可以事先准备好食物(参照第二项),更方便把食物打包成工作餐。第三,你每天晚上不再需要为该吃些什么而费神了——它就列在贴在冰箱上的菜单上面。

7.煮多点食物。我喜欢制作大批量的食物,如果你有一个大家庭这尤其有用。我会一次煮很多的辣椒粉,素食汤,意大利式实心面条,和其它的食物,并将吃剩下的食物当午餐或晚餐吃(有时这可以是好几次午餐和晚餐)。

8. 一次做所有的跑腿工作。这和上面工作部分的批量处理的道理是一样的(这和前面的建议以及后面的建议是一致的)。把所有需要跑腿的工作项目列入你一周的跑腿工作清单中,并且在一天中专门做这事。计划路线,以便能尽量少开车,并且快速做完这些事情。相比于做多趟跑腿工作,这个方法也可以节省大量时间。

9.在网上办理银行业务,并且一次做完。我喜欢每周甚至每两周做一次这样的银行业务…我先将所有需要支付的账单准备好(事实上,他们中的大部分已经设置成我通过银行的账单支付系统自动进行支付),然后再和网上的银行报表对帐,支付账单,检查我的自动储蓄转帐,等等。

10. 一次性大扫除。尽管我喜欢随时整理来保持事物整洁,但总是会有清扫,擦拭,和清洁浴室这样的事情要做。一次性大扫除来做所有这些事情将可以节省很多时间。我们全家的每个人会负责家里的不同部分,然后尽快一次性清理完毕。这样的事情我们用30到45分钟的时间就可以搞定,这样一天中其他剩余的时间就可以放松了。哈哈!

11.l立即做锻炼。如果你没有很多的时间来做锻炼但是又想保持体型,那你可以试试分组重力训练。但是要让锻炼密集,尽量在固定的短时间内作更多的组次。例如,做引体向上,举重,重力下蹲(每一种训练分别做5个,10个和15个)…在十分钟的时间里尽可能多做(如果觉得没问题可以做20分钟时间)。不同的锻炼要找到自己合适的组次,或者你也可以在网上搜索一些方法来把不同的锻炼综合在一起挑战一下自己。不要在一开始就做太密集的训练——如果你还只是一个新手,就先尝试少一点的组次,但不要做得太快。

12.制作一个大号日历。我的家庭成员的日常事务都通过贴在冰箱上的一个大号日历组织起来(我也刻意地与我们的大日历保持一致,因为我喜欢这种大日历)。所有的事情都会列在我们的日历上:派对,会议,学校事件,足球比赛,音乐课,生日,志愿日,以及其它的事情。这就保证我们自己不会把个人的日程排得太挤,而且我们会尽量和各自的日程保持一致,那样我们就不会错过那些列在大日历上的约定和事件了。这样的大号日历也节省了时间,因为我们不必再为了统一行动而查看各自不同的日程安排了。

13. 请一位保姆或者和人交换着照顾婴儿。如果你是一个没有时间来做事情的家长,那么就雇佣一个保姆,这样你就可以有时间来做事了。或者和其他人替换着照顾婴儿。我的姐姐和我就是这样做的,比如——我们替她照顾孩子一段时间,然后她再在另一段时间内替我们照顾小孩。这很好,因为我们有了更多的时间来做事情,而我们的孩子也可以在一块玩。

14.考虑雇佣一个人。有时雇佣一个人来做事情可能更好,特别是如果你的时间比你支付给那个人的佣金更值钱。例如,如果我有一个很大的后院需要我花五个小时的时间来做保养(相当大的庭院),那我就可以选择支付佣金雇个人来做,因为我可以在五个小时内通过工作赚更多的钱。其它一些你可以雇佣他人来做的事情是:其他家庭维持工程,洗车,跑腿或洗衣,报税等…只要是你自己来做不是成本有效的事情。(来源



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