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只为认真做自己

GTD高效时间管理简介和资源分享

我很喜欢GTD理论,它可以很好地帮助我们管理好时间,提高办事效率。然而,当我把GTD介绍给一位朋友的时候,他并没有为看到一种高效时间管理的方法而有所触动,更别说行动了。这再次印证了我的看法:对于执行力意志力较强的人来说,GTD如虎添翼,可是对于那些执行力意志力较弱的人,GTD就像是一种虚妄、繁琐的“大道理”,他们才没时间去琢磨呢。可见,GTD不能提供做事的动力因素,我认为动力因素应当来自外界的压力和自己的兴趣,没有这两样儿,再多的GTD理论也是枉费唇舌。

GTD理论介绍


上周分享的一个PPT,介绍了GTD系统和自己应用的一些心得体会。下面是几张重要的Slide,放出来分享学习下。有很多网站和论坛都在讲 GTD,感觉太复杂了,用我们这行的话说就是可用性不好。(本篇所有的图片和资料都来自于网上,记不清出处,有版权问题请直接留言。)

GTD就是Get Thing Done的缩写,翻译过来就是“尽管去做”。GTD的核心理念说白点儿,就是你必须记录下来你要做的事,然后整理安排自己一一去执行就OK了。(来源

一、第一张Slide有四条GTD的好处,简单而言就是可以帮助你更合理更高效的完成工作。

对于第四点,我似乎还没看到,但对于自己的工作是很相当清晰了。也可能和我应用GTD系统时间长短有关,我大约用了八个月左右。

GTD的用处好处

二、接着看一下GTD的工作流。这里主要是记住工作流,然后严格按这个工作流来处理你手头上的工作。

GTD步骤流程

我一直感觉老外很笨,但人家最牛的地方就是把经验上升为理论,然后很撤底的执行,不断的优化。这里有另外一张工作流,点此查看。

三、下面一张Slide讲的是GTD的五个核心原则:收集、整理、组织、回顾、执行。OK,记住这五个原则的先后顺序就可以了。

GTD核心原则

很简单吧,最重要的是:执行。另外借用老大的一个词“集中精神”,结合在一起就是:集中精神执行。

四、下面的Slide是收集的流程。把所有的事情从你的脑子里记录清出来,记录在一个可以看到的地方。GTD认为大脑是应该去思考如何去做一件事,而并不是用来存储N多个事。

GTD收集过程

我的一些经验:在纸上或其它设备里记录下的任务或工作时,应该注意安排优先级,比如你今天重点的工作是画一个视觉设计,那么其它的工作就要安排在次要的位置,集中精力去做今天最重要的事情。另外,如果一天重要的事情在上午做完了,就应该重新回顾,列出下午最重要的工作,然后其它的事情靠后。

记录也有技巧,涉及到记录的工具和线上和线下两种情况。我的处理方式是线上能提醒的是Outlook的任务和日历,比如几点要找谁谁打个打电话,几点要发某某邮件,几点去开会。

线下的工具是纸笔和手机,我一般是记录每天所有的工作,我用的本本是“是日”,一是这个本本是广州一家设计团队做的,相当有感觉,特别是“是日”的名字,相当有个性;二是“是日”的扩展性,正面可以按时间记待办的工作,背面可以写写总结什么的,淘宝这里有卖。

是日

这个是官方给出的正面照片。

日历同步方式我同时使用两种:一是Google日历和Outlook同步,我使用Google Calendar Sync,在办公机上自动同步到Google日历上去,在任何地方,在我的几台电脑中都可以看到我的日历。

另外是Iphone日历和Google日历同步,同步工具是NemusSync。 想查看的时候工作Outlook日历的时候,点一下,很完美。手机上我用的是广东06前五元包月100M的GPRS服务,我不觉得Wifi那么快有什么特 别的优势,像我,每天除了上下班,使用iphone上网的时候也就在班车的时候,顶多也就一个小时吧,所以、查看天气、股票、看看订阅文章、同步日历基本 上是我的操作。换句话说50M的包月也够了。

下面这几张图是Things软件的截屏,Iphone上的一个GTD软件,虽然他有很漂亮的原型手绘稿,我试用过后不如Todo这款软件,后来放弃了。有喜欢的可以去下载个试试。

五、“处理(整理)”,英文原意是Process。我提取了三点重要的内容:

不能不提一下处理的两分钟原则。我想更细的是:1秒+2分钟原则,对突然打断的事情,一秒钟评估,两分钟内能解决,无论是任何事情,马上着手解决掉。如果不能在两分钟内解决,就进行下一步处理。这里坚决不能拖,一件事一件事的来,一心别二用,两分钟处理完一件事,马上回到你的主要事情上来。

六、“组织”应该是最关键的一点。“组织”主要分成对备份资料的组织与对下一步行动的组织。

备份资料来自于对任务可行动的处理结果。对备份信息的组织主要就是一个文档管理系统,可用很多工具去存档这些资料,我以前用网文快捕,现在发现Onenote也不错,因为公司都是Office办公,所以后来家里和公司的系统上全都装上了Onenote。

下一步行动的组织则一般可分为:等待处理清单、将来处理清单、下一步行动清单。

1. 等待处理清单主要是记录那些委派他人去做的工作,比如有个邮件问你这件事有谁负责,你可转交处理,如果你是主管,可安排下属去做。

2. 将来处理清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等等。

3. 下一步处理清单则是具体的下一步工作。而且如果一个任务涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的项目。老外认为不能在两分钟钟内完成的、需要一系列动作来进行的任务叫作“项目”。

有很多朋友把Outlook建了@todo,@waiting,@next三个文件夹,我在Gmail上尝试过GTDinbox,后来因为大部份的事情在公司Outlook中,还是转移了。

七、“回顾”和“执行”

我对回顾的理解是PDCA循环的一种方式,目前是每日回顾、每周回顾一次,对自己的工作和其它事情进行回顾,看看哪里做的不好,需要改进。

“执行”就不用说了吧,马上做就OK了。

八、一些GTD资源和GTD Tips

GTD网站GTD资源

http://www.gtdlife.cn
http://groups.google.com/group/gtdlife?hl=zh-CN
http://www.mifengtd.cn/articles/category/gtd
http://cngtd.com/
http://www.moleskiner.cn

其它的一些资源,也是转载的,不知道出处是哪里了。要详细了解的,可以看下面这些内容,但愿各位能在这个分享中提高自己。

GTD综述和介绍:
GTD知识深入:
GTD资源下载:
GTD工具介绍(软件):
GTD移动工具(PDA):
非电子类GTD工具:
GTD应用延伸:
简单做(ZTD)系列:


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6 个评论 火速盖楼»

  1. 非常不错的文章!但是如果事情非常的话,就不太好办啊,光列表就得费个一刻钟……

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  2. 任何人都会有他的计划,我也赞同GTD的观点。但我反感你的言论——“当我把GTD介绍给一位朋友的时候,……”。这个人怎么有资格进得了您的朋友列表呢

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  3. 请问那个“是日”日志册的网址能不能重发一下
    看一眼就喜欢上了 ^_^
    感觉比我现在的GTD本子更有条理

    (10) (9)

引用

  1. 哈宝宝-大杂烩 » » GTD高效时间管理简介和资源分享
  2. 哈宝宝-大杂烩 » » 《图穷对话录》(txt)

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