【免费领取100元体验金】佳人与九斗鱼合作送福利啦,点这里参与,即可领取100元体验金用于投资~
只为认真做自己

两分钟原则

在上次的GTD高效时间管理简介中提到了两分钟原则,掌握好它可以帮你迅速处理一些琐碎的事情,显著提高总体的工作效率。

两分钟原则

一旦你决定了下一步的行动,这时,你就面临着3种选择:

·实施(如果2分钟内可以完成的话)

·指派给他人(如果你自己并不是最佳的执行者);

·交给你的管理系统(作为日后处理的一种选择)。

如果下一步行动用不了2分钟即可搞定的话,那么抓紧时间动手吧。一个备忘录只需要你花上30秒钟读上一次,然后,在即时贴上迅速地答复一个“行”、“不行”或其它的回答,发回给寄件者即可。现在就开始吧!如果你在一两分钟之内就可浏览一次目录,洞察你可能感兴趣的事情,那就开始浏览吧。然后根据要求要么丢弃,要么处理归类,要么作为参考资料保存起来。如果你下一步需要快速地在某人的语音信条中留下一个口信,现在就请拿起电话吧。

即使该项事物并非那种重要的项目,你也应该立刻采取行动,毕竟你迟早还要面对它。2分钟事件处理的基本原则是,2分钟基本上是一道时间分界线,即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间,远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说,这是一条提高效率的捷径。如果是鸡毛蒜皮类的小事,不值一提,那么干脆丢弃它。如果它的重要性不容忽视,而且你迟早要处理,在这种情况下,效率应该是我们首要考虑的因素。

许多人发现,一旦遵循2分钟事件处理原则养成了习惯,他们的工作效率就能获得显著的提高。一家大型软件公司的副总裁曾经告诉我,他采用了这个工作方法以后,每天多出了1个小时可以自由支配的时间,而且质量极高。他属于那一类每天不得不面对300封电子邮件的高技术企业的管理人员。他们在大多数的工作时间里精力高度集中在3个关键性的问题上。有许多的电子邮件都是他们的下属发来的,向他汇报工作,他必须逐一过目,发表意见,都能够确保工作的顺利发展。然而由于他们对某些情况的了解极为有限,因此,很有可能他们暂时把这些邮件搁置在工作篮中,“随后”再进行处理。当几千封邮件堆积如山时,他不得不搭上整个周未的时间,拼命加班加点地工作,以弥补漏洞。如果他现在只有26岁,精力充沛,身体健康,这一切还算不了什么。然而,一旦他已经步入了而立之年,小儿绕膝,情况就不一样了。他将无法承受整个周末通宵达旦的投入工作。当我对他进行培训的时候,我们一起浏览了他的工作篮,当前那里存放了800多封电子邮件。而其中有许多完全可以删掉,相当一部份可以作为参考资料归档保存,还有许多不到2分钟就可以立刻答案和解决掉。一年以后,我同他联系时,他依然身居这一要职而且非常胜任从那时起,他决不会允许自己的电子邮件再走过满满一屏而不处理了。由于回复邮件的时间显著地减少,他已经改变了他那个部门的职能性质。他的员工们认为他简直是由特殊材料构成的!

这是一个活生生的证明,但它同时也说明这些简单处理是多么重要,特别是当信息的数量和速度飞速增长的时候。

事实上,2分钟仅仅是一个指导原则。如果你在处理工作时拥有较长的时间段,完全可以把处理每件事情的时间限制行长到5分钟或者10分钟。如果你打算迅速弄清楚你目前所有的资料,以做便决定如何更高效地运用下午的时间,也可以把时段缩减至1分钟,甚至30秒,这样就能加快处理每件事的速度。

随着你渐渐熟悉了这个管理程序,给自己计时不失为一个好主意。我的大多客户对于2分钟的时间到底有多长都感到难以估测,因此,他们大大低估了某些行动落实所需要的时间。比如,如果你打算给某人一个口令,你找到本人而不是他的语音信箱,这个电话通常都要超过2分钟的时间。

你会惊奇地发现,竟然存在着如此多的2分钟行动,甚至对于你最为重要的工作也是如此。

事实上,你并不需要真正地追踪刻录那些只许花费2分钟的时间的行动,你仅仅落实它们就行了。然而,如果你采取了行动但却没能完成这个工作,你必须明确接下来的活动,并根据同一标准加以管理。比如,你打算更换你最喜欢的一支笔的笔芯,却无意中发现你已经用光所有的备用笔芯。这时你就要考虑一下如何再弄一些(去店里买一些)接着你要么行动起来,要么委托他人,要么暂时推迟一下这个行动。

坚持2分钟原则,看看自己在处理堆积在“工作篮”中的资料时功效如何?许多人惊异地发现,居然有如此之多的事情可以在2分钟内解决掉,而且,这其中还包括他们手头上最重要的一些工作。

让我再从另一个角度来观察一下2分钟原则的效果吧。这次是关于你如何才能够轻松自如地输入那些电子邮件的。如果你的工作常常涉及到大量的电子邮件的往来,你可通过加快打字速度和使用操作系统以及大量的快捷键来提高你的工作效率。有许多经验丰富的专业人士在工作时步履艰难,这是由于他们还在一边用眼睛紧紧地盯着键盘,一边缓慢笨拙地敲打着,而且使用鼠标也太过频繁了。其实,只要把2分钟原则与加强计算机技能结合起来,许多工作都能迎刃而解。我发现,很多行政人员对于新技术并没有抑制的意思,却对他们的键盘退避三舍。(来源



标签: , ,

 

才 1 个评论 火速盖楼»

引用

  1. 两分钟原则[转自佳人] | lost without eachother

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注

您可以使用这些HTML标签和属性: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

插入图片
▲回顶部