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只为认真做自己

如何提高对数字的敏感度?

如何提高对数字的敏感度?记大数,略小数,有事没事,琢磨琢磨关键指标,盯紧异常数。

原题:敏感是训练出来的

文/古尔浪洼

开经营会议的时候,我常常发现很多中高层管理人员,对数字相当的不敏感。

有时候,整个一场会开完,有些管理人员对各部门所报告的数据,既无问询,也不质疑,只是盯着幻灯片,任其往下翻。而报告的人,常常将一些数字念到个位数,乃至小数点后面两位数,也让我觉得不可思议。

我觉得这样的会议,这样的数字,这样的管理人员,都没有价值。不能透过数字,看出数字背后的问题的管理人员,不是好管理人员。要么赶快训练对数字的敏感度,要么,干脆另谋生路。

这让我想自己与数字打交道的故事。

读书时,我的数学成绩并不好。参加工作后,我所从事的工作,却是个天天跟各种数据打交道的工作。至今还记得,第一次做统计数据的工作,一堆数字,我加过去,而后加过来,怎么都对不起来。第二天就要交那份报告,那天晚上,我却被困在一堆数字里,晕头转向,欲哭无泪。在快要绝望的时候,一位新来的工程师来找资料,成了我最后的救命稻草。在我的万般央求之下,他帮我把那堆统计数据给弄了出来。

从此,那些数据就变成了我的噩梦。有段时间,我做梦的主要内容,就是不停计算数字。但我却常常因为一些数字的准确性,而被上司骂得狗血喷头。我不服气,但又无奈。有些事情,我也常常搞不懂,那些数字都是我统计的,一个个都是我输进电脑,做成图表的。为何我发现不了其中的错,而上司翻翻,扫一眼,就能发现错误呢?

后来,我从统计,被调入生产线,之后,又被调去任品质部主管。最糟糕的事情,就发生在那一年。工作忙,常常起早贪黑。每次开会,检讨工作,除了带着一堆资料之外,当然还要记住很多重要的数据。但我是对数据不敏感。其结果是,我越想拼命记住那些数字,我的记忆力却变得越差。一度到了我跟别人讲话,讲了上半句,竟然会忘记下半句想讲什么。

有一天,我们在那里进行月度检讨。老板问财务部经理一些经营数字,比如销售业绩,成本状况,等等,我听财务部经理在那里翻着月统计报表,答:“8360912元”,“337231元”,“4053222元”。老板忽然问起三个月前的材料成本数据,财务经理傻眼了,手上没有报告,答不出来。我恰好记得那些数据,便顺口答:“234万。占了整个产值的28%。”散会后,我很奇怪,对数据一向迟钝如我的人,何以记得三个月前的成本数据?仔细想,原来那时候我要分析品质成本,就看了整个成本数据。但我记忆力本身就差,又对数字不敏感,所以只是记了大数。

记大数?我忽然开了窍。我过去之所以记不住那么多数据的原因,想来大概也如财务经理一样,数字弄得太精准。数字精准,就必须得花大力气去记。但事实是,没有人有那样的精力和能力,记得那些精确到个位的数字。我仔细分析了一下,发现,在企业里,做为管理人员,分析和判断时,只需要到万位数就可以,万以下的数字,可以忽略不计。另外一些数字,则只需要记住百分比即可。有了大数,有了百分比,有些数字记不住,其实不打紧,一推算,就出来了。

之后,我再接再厉,继续分析总结,发现,其实,很多数字是有规律的。比如成品率,废品率,材料成本,管理费用,他们都在某个百分比上下波动。记住了上年度,或者本年度第一季度的大数(到万即可)和百分比,以其为参考基准线,后面几个月,上下的波动,其实很容易记住。

如果报表中,忽然出现某个跳动太明显的数字,自然便是异常的。快速判断这个异常是计算错误,还是真的异常,只需要看与其相关联的数字即可,如果与其相关联的数字也随之波动,则是真的异常,如果与之相关联的数据没有太大变化,立刻就可以判断出来,这个数字的计算是有问题的。

大数当然只是用于方向和趋势的判断。仅仅记住大数是不够的,还要记住每个项目的关键指标。关键指标,是很多数字赖以存在的基础和基点。

比如,计划部门,必须记住物料采购周期,产品生产周期、按时交货率、每个工序标准加工时间等等,以此为参考基点,任何与之相关的数字拿来一比,他可以立即判断进度是否异常。若考核业绩的话,一定要记得部门平均业绩,个人平均业绩,最高、最低业绩等。如果是市场部,除了记住一个月的销售指标外,自然要分解到每天,每个片区的销售业绩指标,到哪天,只要看当天业绩和累积大数,自然对销售状况了然于胸了。

除了根据大数和关键指标去衡量和判断之外,还要随着异常的波动,适当调整自己的注意力。每天,那些项目虽然重要,但是在图表上显示正常的数据,可以一扫而过,不必为之花时间。你要集中注意力,重点盯异常点。一般异常的,就是一个,或者几个点而已,所以,你会很容易关注的过来,自然也就很容易记得住,盯得住。其实,只要理解了数字背后的意义,记住相关数字,是比较容易的事。

当明白了这些的时候,我就开始调整我的工作方法,记数字的方式,有意识训练自己。后来,我尝试让自己记住更大范围、更宏观的数字,比如世界范围内的行业数字,在日本、美国、韩国、台湾等国家地区的数字,中国的行业数据,某个地区的行业数据。我尽大可能放宽我的视野,搜寻与我所从事领域相关联的数字,拿来判断一下,琢磨一下它的好坏,根据它的走势,寻找一下它的判断基准点。渐渐的,我也变成了一个对数字敏感的人。

特别是我离开原来的公司,到了新公司之后,能快速记住主要的关键指标和数字。我在一两天之内,就能从各部门提供的数据和报告中找出问题;我能看一眼财务的数据,就指出那些重要指标与世界发达国家水平及中国发达地区水平、行业平均水平的差异,乃至重要物料计算是否准确。我甚至能比排计划的人,更能快速计算出物料需求量,生产中可能受阻的位置和可能受阻的时间等等。

他们常常惊叹我对数字的敏感程度,以为我的记忆力超人。其实非也。到现在,我还会常常忘掉很多常用的电话号码,每次都要从手机中查,甚至不记得现在租住房子的门牌号码。之所以能记住与那么多与工作有关的数字,无非是我对工作用心,找到了一点点记住数字的技巧和规律。总结起来,其实也相当简单,就几句话:“记大数,略小数,有事没事,琢磨琢磨关键指标,盯紧异常数。”(来源



 

3 个评论 火速盖楼»

  1. 很有用,赞一个

    (3) (0)

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